+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Перечень документов по личному составу для передачи в архив

Башкирский государственный университет eternity. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Весь процесс трудовой деятельности работника, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением, подлежат обязательному документированию. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Передача документов по личному составу на государственное хранение 6. На документы по личному составу малочисленных организаций может составляться одна опись на все виды документов.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций. Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения далее — Перечень , утвержденным Росархивом от 6 октября г. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение.

Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности. Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет. Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения далее — Типовой перечень.

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу. При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел; включать в дело по одному экземпляру документа; группировать в дело документы одного календарного года исключение составляют личные дела ; помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу; дело не должно содержать более листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы.

Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности. Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу — приказы. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения. В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках. Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию. Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией.

То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией. Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей и научно-справочного аппарата к ним указателей, оглавлений. При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения свыше 10 лет для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел.

При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов. Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов. Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы распоряжения за январь, потом за февраль и т.

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры соглашения , тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий. Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста. При наличии в личном деле невостребованных личных документов удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.

В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме приложение 1. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме приложение 2. Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи. Изменения состава документов личного дела изъятие, включение документов, замена их копиями и т. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области.

Перечень типовых управленческих документов, подлежащих передаче в архив на постоянное хранение

Услуги архива Перечень документов по личному составу, подлежащих передаче в архив 1. Приказы и распоряжения по личному составу: о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов; о направлении в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним. Журнал регистрации приказов по личному составу. Трудовые договоры, контракты, соглашения.

Перечень документов по личному составу, подлежащих передаче в архив

По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т. Как подготовить документы Согласно подразделу 9. Фрагмент документа. Подпункт 3. Приказы по личному составу Приказы по личному составу необходимо сформировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года.

Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций. Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения далее — Перечень , утвержденным Росархивом от 6 октября г. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

Спасибо за статью, очень полезная и написана доступным языком.

Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях! Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет рублей за 1 ед. Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Документы по личному составу

Перечень типовых управленческих документов, подлежащих передаче в архив на постоянное хранение 1. Нормативно-правовые документы: решения Думы, постановления администрации города Перми, районной администрации, распоряжения Главы города; 2. Учредительные документы: устав, документ о создании и др. Распорядительные документы: распоряжения и приказы по основной деятельности; 4.

.

.

.

Приведем типичный перечень документов по личному составу, подшивку в твердую обложку (или переплет дела) и передачу на хранение в архив.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Инга

    Ситуация: адвокат ещё не приехал и появляется дилемма.